Fondsenwerving, do’s en don’ts
Voor informatie over marketing, sponsoring en fondsenwerving zie ook de website www.clubkoers.nl
Wat heb je nodig?
Voor je begint met fondsenwerven is het verstandig om de informatie te verzamelen die je voor een aanvraag nodig hebt:
- Een projectplan: een stuk waarin je vertelt wat je wilt gaan doen, voor en met wie, wanneer en waarom,
- Een begroting en dekkingsplan: een overzicht van de kosten en van de bronnen die je wilt aanboren om het project te financieren,
- Informatie over de organisatie die aanvraagt: een folder, jaarverslag, oid (soms vraagt een fonds bij een grotere aanvraag om statuten).
Wanneer begin je met fondsenwerving?
Begin al vroeg met het schrijven van brieven. Fondsen hebben gemiddeld drie tot vijf maanden nodig om tot een beslissing te komen. Soms krijg je na je aanvraag eerst nog een formulier dat je moet invullen. En fondsen beslissen het liefst over projecten en evenementen die nog niet achter de rug zijn: achteraf gaten vullen in een begroting is altijd lastig!
Welk fonds schrijf ik aan?
Er zijn verschillende bronnen voor het vinden van fondsen: naslagwerken als het Fondsenboek en de Fondsendisk, de Elsevier Fondsenalmanak en de Fondsendiskette (allemaal te koop in de boekhandel én in te zien in de bibliotheek), de portals op internet www.fondswervingonline.nl, vermogensfondsen.pagina.nl en subsidie.pagina.nl. De sites www.fondsen.org en goededoelen.pagina.nl zijn meer gericht op het werven van geld dan op het geven van steun, maar kunnen desondanks leuke namen opleveren. En niet te vergeten: je netwerk … vraag aan anderen waar ze succesvol geld hebben aangevraagd en je hebt vaak al een lijstje.
Schrijf altijd meerdere fondsen aan. Fondsen vinden het prettig en vaak noodzakelijk om een project te dragen met andere fondsen, organisaties, overheid, etc. Vraag dus breed aan en vermeldt in je dekkingsplan ook de namen van de andere fondsen waarbij je een aanvraag doet.
Maak voor je fondsen gaat zoeken een lijstje van de verschillende aspecten van je project: denk breed! Een feest voor de heropening van een speeltuin, bijvoorbeeld, heeft te maken met kinderen, spelen, buurtwelzijn, vrijwilligers, en misschien ook wel met natuur, multiculturele samenleving, achterstandswijken, kunst, … Door breed te associëren kom je mogelijk bij fondsen terecht waar je anders niet aan gedacht had! Je kunt fondsen ook benaderen voor een heel bepaald deel van je project. Zorg dan wel dat zo’n onderdeel ook zichtbaar is in je begroting, zodat het fonds weet hoeveel geld je nodig hebt voor ‘hun’ stukje van het project.
Belangrijk: begin bij jezelf!
Fondsenwerving begint altijd bij je eigen organisatie. Zorg dat je een deel van je project zichtbaar kunt financieren uit eigen middelen. Denk daarbij niet alleen aan budget voor de activiteiten binnen een project, maar ook aan de ruimte die je organisatie beschikbaar stelt voor de activiteiten, je eigen uren en wat die kosten, etc. Hoe meer je kunt laten zien dat je zelf achter het project staat en er naast energie ook geld in steekt, hoe meer fondsen bereid zijn mee te financieren. Kijk dus goed naar de inrichting van je dekkingsplan.
De aanvraag
Je aanvraag bestaat uit een brief met achterliggende stukken. Ben je onzeker over je aanvraag of weet je niet zoveel van een fonds, bel ze dan even op om te testen hoe je project landt. Fondsenwerving lijkt op solliciteren: laat zien dat je enthousiast bent, luister goed naar de vragen die het fonds stelt en schrijf een brief die daarop inhaakt.
De opbouw van een brief kan als volgt zijn:
“Betreft: …”: verzin een korte, wervende omschrijving van het project.
Eerste alinea: inleidende zin, algemene omschrijving van het onderwerp, probleem, de activiteit.
Tweede alinea: omschrijving van het project.
Derde alinea: de link met de doelstelling van het fonds: waarom je juist bij dat fonds een aanvraag doet.
Vierde alinea: concreet verzoek om steun, met richtbedrag (fondsen gaan meestal lager zitten dan het bedrag dat je vraagt).
Afsluiting en vermelding bijlagen.
En dan … het antwoord
Krijg je antwoord, dan kan dat drie dingen betekenen:
- Je moet een formulier invullen of meer informatie geven, je aanvraag is afgewezen of je aanvraag is toegewezen. Moet je een formulier invullen dan horen daar meestal ook weer stukken bij.
- Is je aanvraag afgewezen, dan kun je eventueel bellen voor een toelichting (lijkt ook weer wat op solliciteren). Doe dat alleen als je echt heel verbaasd bent over de afwijzing en denkt dat er sprake is van een misverstand.
- Is de aanvraag toegewezen: gefeliciteerd! Lees goed in de brief en de voorwaarden wat je moet doen om het geld ook daadwerkelijk te kunnen ontvangen. Soms moet je nog een brief schrijven met rekeningnummer en handtekening van de penningmeester, vaak wil een fonds ook achteraf een verantwoording van het project. Neem dat ergens op in je planning, want anders vergeet je het! Schrijf hoe dan ook een bedankbrief voor de ontvangst van het geld, want de inzet van het fonds brengt jouw project weer een stapje dichterbij.
Veel succes met fondsenwerven!
PS: fondsenwerven is een belangrijke, maar niet de enige manier om geld te werven voor je project. Je kunt ook denken aan sponsoring door bedrijven (in ruil daarvoor kun je bv. aanbieden dat hun naam of logo op een programma of flyer komt te staan). Een andere optie is het organiseren van een evenement om geld in te zamelen: een collecte, sponsorloop, maaltijd, tweedehands markt, etc. Dat is een methode waarbij je geld genereert, maar vooral ook veel publiciteit voor je project kunt krijgen. En naar fondsen toe is het een manier om te laten zien dat je organisatie zich ook inzet om zelf aan geld voor het project te komen.